2015年公司雇主的注意事项

30 January 2015

新年伊始，万象更新。为了2015年公司的顺利运营，在新年开始之际，公司需要确保公司内部管理制度和员工制度符合移民法律的规定。我们律师事务所特在此为公司整理了相关注意事项。

填写并审查I-9 （就业资格证明）表

美国移民法规定美国所有的公司雇主必须为员工填写I-9表，如果该员工是1986年11月6日以后聘用的，检查并保存员工的身份证明和工作许可，其目的是查看公司雇主是否聘用非法工人。现在的I-9表格需要填写的部分只有2页，虽然看起来非常容易，但是公司雇主，尤其是新成立的公司往往不知道I-9表的存在。请注意以下问题：

  1. I-9表一共分为三个部分，雇主必须完整的填写，以避免今后可能导致的民事罚款
  2. 新招的员工必须在开始工作的第一天就填写I-9表并签字
  3. 雇主在新员工开始工作的3天内必须检查并确认员工的身份和工作许可，并对员工的相关资料进行保存
  4. 雇主需要记录员工开始工作的日期，职位并在I-9表格上签字
  5. 雇主除了要按时完整地填写I-9表，提供的资料和其他的信息都也要符合移民法的要求。对于IT咨询服务行业来说，一般的操作方式是雇主和新员工在不同的地方填写I-9表格，这样可能导致对I-9规则的违反。
  6. 雇主每年年初应该审查并确认I-9表的准确性。雇主需要确保每一个现任员工都有填写I-9表，并保留已终止就业员工的I-9表。

劳工条件申请表(Labor Condition Applications) 和专业工作签证的变更申请 (H1B Amendments)

如果公司有持有H1B专业签证工作的员工，那么公司雇主和员工应该定期更新和审理H1B对外公开资料（H1B Public Access Files）和劳工条件申请表(Labor Condition Applications/LCA)上的内容。新年之初是每个公司审查并确保每个H1B员工有正确并有效的LCA的最佳时期。以下是雇主审查LCA和H1B变更申请时需要注意的事项:

  1. 雇主应该确认每一个H1B雇员都有一个没过期的劳工条件申请(Labor Condition Applications)。LCA必须以可供公众查阅的文件形式（PAF）保存，并体现员工的工作职位和工作地点。
  2. H1B 员工工作地点的变化往往需要雇主在新的工作地点重新发布劳工条件申请(Labor Condition Applications filing)。与此同时，雇主需要递交H1B申请修改（H1B Amendment）。
  3. 如果新的工作地点不是LCA描述的同一个都市统计区 (Metropolitan Statistical Area)，那么雇主必须申请一个新LCA，并遵守美国劳工部（DOL）的公布规定。

工资的改变可能会引起H1B的变更申请

一般来说，外籍员工薪水的提高是不需要提出H1B的变更申请的，所以公司雇主在年底给表现良好的外籍员工增加薪资后，雇主不需要提交H1B的变更申请。但是需要注意的是，如果涨薪导致员工收入远远高于LCA上的薪资，雇主应当确保该员工职位和职责仍然在H1B申请中描述的范围之内。 如果H1B员工在LCA不同或更高的职务上工作，雇主需要申请新的LCA或提交H1B变更申请。如果职位发生重大变更（material change），雇主当然也需要提交H1B变更申请。

“实际”工资 VS. “现行”工资

根据法律规定，雇主必须给H1B员工支付不低于现行工资（prevailing wage）或实际工资 (actual wage) 标准的报酬。。“实际“工资是指支付给公司里拥有类似经验和资格的员工的工资。“实际”工资的确定取决于各种因素。比如说公司规模，用人单位的工资制度，和其他公司的信息。

确定工资水平的重要性

正确确定H1B的工资水平是很重要的。如果员工开始工作时的级别是1（入门），但随着时间的推移升到2级或以上，这样的情况应该反映H1B变更申请及新的LCA备案上。因此，雇主应该保留以前申请LCA和H1B的相关证据材料。

年终W- 2工资应与LCA / H1B的工资一致

雇主应该检查H1B员工年终工资总额，看看是否与H1B和LCA上有出入。一般来说，年终给H1B 员工的工资要和LCA上反映的工资是一样的。  如果H1B员工没有拿到所规定的工资，，雇主需要与有经验的移民律师进行咨询。

当然，W- 2上的工资与LCA工资不一致的情况也有许多合法的正当的理由。比如，第一年美国就业的H1B员工很少有在1月1日开始工作的，在这些情况下，这一年的W- 2不能完整的反映LCA上列明的年薪。再比如，每个公司的工资周期不一样，有些员工拿工资比正常时间晚一两个星期，这样员工所拿的工资也会与LCA上列明的工资不一致。雇主应确定他们的工资系统符合联邦和州法律的相关规定。

H-1B员工雇主关系的终止

如果H1B员工没有上班，辞职或是被解雇，公司雇主有义务提醒美国海关和移民局（ USCIS ）。同时，公司与H1B员工的雇主关系终止时应该确保其方式和后续事项的处理符合法律的相关规定。

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